شیوه نامه حل‌ اختلاف در زمینه نام دامنه با پسوند دات آی آر

شیوه‌نامه حاضر جهت حل اختلاف در زمینه نام دامنه با پسوند "ir." توسط ایرنیک اتخاذ شده و به همراه مقررات تکمیلی مرجع حل اختلاف که در وبگاه آن مرجع آمده بر نحوه رسیدگی به این اختلافات حاکم خواهد بود.

۱. تعاریف

در این شیوه‌نامه:

خواهان یعنی طرفی که ادعای خود را در مورد ثبت نام دامنه طرح می‌کند.

مرکز ثبت یعنی مرجع ثبت نام دامنه مرتبه اول کشوری با پسوند "ir." دات آی آر.

هیأت رسیدگی یعنی هیأت رسیدگی اداری یا مقام منفردی که توسط مرجع حل اختلاف منصوب می‌شود تا در مورد ادعای راجع به ثبت نام دامنه تصمیم‌گیری کند.

عضو هیأت یعنی فردی که توسط مرجع حل اختلاف به عنوان عضو هیأت رسیدگی منصوب می‌شود.

طرف یعنی خواهان یا خوانده.

سیاست‌نامه یعنی سیاست‌نامه حل اختلاف مربوط به ثبت نام دامنه با پسوند 'ir." که در موافقتنامه ثبت به آن ارجاع داده شده است.

مرجع حل اختلاف یعنی مراجع حل اختلاف مورد تأیید مرکز ثبت جهت ارائه خدمات حل اختلاف.

موافقتنامه ثبت یعنی موافقتنامه فی‌مابین مرکز ثبت و دارنده نام دامنه.

خوانده یعنی دارنده امتیاز نام‌دامنه که ادعایی علیه وی مطرح شده‌است.

ادعای با سوء‌نیت علیه دارنده دامنه یعنی استفاده باسوءنیت از سیاست‌نامه حل‌ اختلاف به منظور محـروم‌کــردن دارنده از استفاده از نام‌ دامنه ثبت‌ شده به نام وی.

مقررات تکمیلی یعنی مقررات تکمیلی که از سوی مرجع حل اختلاف جهت رسیدگی به دعوا وضع می‌گردد. مقررات تکمیلی موضوعاتی مانند هزینه رسیدگی، تعداد مجاز کلمه و صفحه، دستورالعمل‌های مربوطه، طرق ارتباط با مرجع حل اختلاف و هیأت رسیدگی و همچنین طرح کلی درخواست را دربرمی‌گیرد. مقررات مذکور نباید با سیاست‌نامه حل اختلاف یا شیوه نامه حاصر متعارض باشد.

۲. مراسلات

1. الف. مرجع حل اختلاف مسؤولیت ابلاغ درخواست به خوانده را با به کارگیری هر طریق متعارف که امر ابلاغ را محقق نماید برعهده دارد. مسؤولیت مزبور در صورت ابلاغ واقعی درخواست به خوانده یا انجام هر یک از اقدامات مشروحه ذیل ایفاء می‌گردد:
   1. ۱. ارسال درخواست به کلیه نشانی‌های پستی، نمابر و ایمیل (شامل ضمائم در حدی که خدمات الکترونیک اجازه می‌دهد) به صورتی که در مشخصات IRNIC WHOIS برای ثبت‌کننده نام دامنه و رابط اداری او موجود است، و
   2. ۲. ارسال درخواست در حد امکان به کلیه نشانی‌های دیگری که خواهان به مرجع حل اختلاف ارائه داده است.
2. ب. به ‌غیر از موضوع مقرر در بند (الف) ماده ۲ فوق، هر گونه مراسلات کتبی که بر طبق مقررات حاضر به خواهان یا خوانده صورت می‌پذیرد بایستی از طریق وسایل ارتباطی که حسب مورد خواهان یا خوانده ترجیح خود را نسبت بدان اعلام کرده‌است انجام گیرد (نگاه کنید به شق ۳ از بند ب ماده ۳) و شق ۵ از بند ب ماده۳) ، یا در غیاب چنین ترجیحی از طریق:
   1. ۱. ارسال نمابر یا پیام تصویری، با اخذ تأیید ارسال؛
   2. ۲. ارسال دو قبضه از طریق خدمات پستی یا پیک سریع که هزینه پستی آن قبلاً پرداخت شده‌ باشد؛
   3. ۳. ارسال الکترونیکی از طریق اینترنت، به شرط آنکه سابقه ارسال آن به ثبت رسیده ‌باشد.
3. پ. ارسال هرگونه مراسلات به مرجع حل اختلاف یا هیأت رسیدگی بایستی با وسایل و به طریقی که در مقررات تکمیلی مرجع حل اختلاف مشخص گردیده است (ازجمله تعداد نسخ لازم) صورت پذیرد.
4. ت. مراسلات بایستی به زبانی که در بند ۱۱ مقرر گردیده است صورت پذیرد.
5. ث. هر طرف دعوی می‌تواند مشخصات تماس خود را با اعلام به مرجع حل اختلاف و مرکز ثبت به ‌روزرسانی کند.
6. ج. به جز در موردی که طریق دیگری در مقررات حاضر تعیین شده‌ باشد، یا مورد اتخاذ تصمیم از سوی هیأت قرار گرفته باشد، مراسلات موضوع مقررات حاضر به یکی از صور زیر محقق می‌‌گردد:
   1. ۱. اگر از طریق پیام تصویری یا نمابر ارسال‌ شده، در همان تاریخی که بر روی تأییدیه ارسال ثبت شده است؛
   2. ۲. اگر از طریق خدمات پستی یا پیک سریع ارسال ‌شده، در تاریخی که برروی رسید پستی درج شده است؛
   3. ۳. اگر از طریق اینترنت ارسال ‌شده، در تاریخی که مراسله صورت پذیرفته است، به شرط آنکه احراز تاریخ ارسال امکان‌پذیر باشد.
7. چ. به جز در موردی که طریق دیگری در مقررات حاضر تعیین شده باشد، محاسبه مدت‌های موضوع این مقررات از اولین تاریخی که ارسال بر طبق بند (ج) ماده ۲ محقق شده آغاز می‌گردد.
8. ح. هر ارسالی که:
   1. ۱. توسط هیأت رسیدگی به هریک از طرفین صورت می‌پذیرد، نسخه‌ای از آن باید برای مرجع حل اختلاف و طرف دیگر نیز ارسال گردد؛
   2. ۲. توسط مرجع حل اختلاف به هریک از طرفین صورت می‌پذیرد، نسخه‌ای از آن باید برای طرف دیگر نیز ارسال گردد؛
   3. ۳. توسط هر یک از طرفین به طرف دیگر صورت می‌پذیرد، یک نسخه از آن باید حسب مورد برای هیأت و مرجع حل اختلاف نیز ارسال گردد.
9. خ. ارسال‌کننده مسؤولیت حفظ سوابق موضوع و اوضاع ‌و احوال مربوط به زمان ارسال را برعهده داشته و سوابق مربوطه بایستی جهت بررسی در مواقع گزارش‌دهی توسط طرف ذینفع قابل ‌دسترس باشد.
10. د. در صورتی‌که طرف ارسال‌کننده مراسله، پیام عدم ‌ارسال آن را دریافت کند، همان طرف بایستی موضوع مربوطه را فوراً به هیأت اعلام کند (و اگر هیأت هنوز منصوب نشده، بایستی به مرجع حل اختلاف اعلام کند).

۳. درخواست

1. الف. هر فرد یا شخصی می‌تواند بر طبق سیاست‌نامه حل اختلاف و مقررات حاضر، درخواستی را نزد هر مرجع حل اختلاف مورد تأیید مرکز ثبت ارائه نماید. یک نسخه از درخواست نیز بایستی برای خوانده و مرکز ثبت ارسال گردد.
2. ب. درخواست بایستی به هر دو صورت کاغذی و الکترونیک ارسال گردد (به جز در مورد ضمایمی که نسخ آن به صورت الکترونیک موجود نیست)، و خواهان باید:
   1. ۱. تقاضا کند که درخواست بر طبق سیاست‌نامه حل اختلاف و مقررات حاضر مورد رسیدگی و اخذ تصمیم قرار گیرد؛
   2. ۲. نام، نشانی‌های پستی و ای‌میل، شماره‌های تلفن و نمابر خواهان و هریک از نمایندگانی که از سوی وی مجاز به اقدام در جریان رسیدگی اداری هستند را ارائه کند؛
   3. ۳. طریقی را که برای ارسال مراسلات به خود در جریان رسیدگی ترجیح می‌دهد (از جمله شخصی که باید با وی تماس گرفت، طریق ارسال و اطلاعات مربوط به نشانی) را در مورد هردسته از مدارک الکترونیکی (مدارک الف) و مدارک نسخه چاپی (مدارک ب) معین نماید؛
   4. ۴. مشخص نماید که آیا قصد دارد جریان رسیدگی به اختلاف از طریق ارجاع به مقام رسیدگی کننده منفرد یا ارجاع به هیأت سه ‌نفره صورت پذیرد، و نام و مشخصات تماس سه نامزد مورد نظر خود را که قرار است به‌ عنوان عضو هیأت در مصدر رسیدگی قرار گیرند ارائه نماید (نامزدها بایستی از میان فهرست اعضای معرفی ‌شده از سوی مرجع حل اختلاف که مورد تأیید مرکز ثبت است انتخاب شوند)؛
   5. ۵. نام خوانده و تمامی اطلاعات راجع به نحوه تماس با خوانده یا نماینده وی را که بدان دسترسی دارد (ازجمله نشانی‌های پستی و ای‌میل و شماره‌های تلفن و نمابر) ارائه نماید، و به علاوه اطلاعات تماس مربوط به اظهارنامه‌های قبل از طرح دعوی را با جزئیات کافی، به نحوی‌که مرجع حل اختلاف بتواند درخواست مزبور را به نحو مشروحه در بند (الف) ماده ۲ ارسال کند ارائه نماید؛
   6. ۶. نام یا نام‌های دامنه ای را که موضوع درخواست هستند مشخص نماید؛
   7. ۷. علامت/های تجاری یا علامت/های خدماتی را که درخواست بر آن مبتنی شده است مشخص کرده و شرح کالاها و خدماتی را که هر علامت بدان مربوط می‌شود، در صورت وجود، مشخص نماید (خواهان همچنین می‌تواند در زمان ارائه درخواست سایر کالاها و خدماتی را که وی قصد دارد در آینده همین علامت را در مورد آن‌ها به کاربرد مشخص و تشریح نماید)؛
   8. ۸. برطبق سیاست‌نامه حل اختلاف، مبانی مورد استناد درخواست را تشریح کند، به خصوص موارد ذیل:
      1. ۸.۱ دلیل اینکه نام/های دامنه با علامت تجاری یا علامت خدماتی متعلق به خواهان مشابه بوده و موجب اشتباه می‌شود چیست؛
      2. ۸.۲ دلیل اینکه خوانده (دارنده نام دامنه) بایستی فاقد هر گونه حق یا منفعت مشروع نسبت به نام/های دامنه موضوع اختلاف شناخته شود چیست؛
      3. ۸.۳ دلیل اینکه نام/های دامنه با سوءنیت به ثبت رسیده یا مورد استفاده قرار گرفته‌اند چیست؛

         (در مورد بندهای ۲ و ۳ فوق، تمامی موضوعات مطرح در بندهای (ب) و (پ) ماده ۴ از سیاست‌نامه حل اختلاف که نسبت به دعوای حاضر قابل اعمال باشد باید تشریح گردد. شرح موضوع بایستی با رعایت محدودیت تعداد واژگان یا صفحات که در مقررات تکمیلی مرجع حل اختلاف تعیین ‌شده است انجام پذیرد)؛

   9. ۹. مطابق با سیاست‌نامه حل اختلاف خواسته مشخص خود را قید کند؛
   10. ۱۰. اقدامات حقوقی دیگری را که در ارتباط با نام/های دامنه موضوع درخواست آغاز شده یا خاتمه یافته مشخص نماید،
   11. ۱۱. اعلام کند که نسخه دیگر درخواست را به همراه نامه مربوطه به نحوی که در مقررات تکمیلی مرجع حل اختلاف مقرر شده است بر طبق بند (ب) ماده ۲ برای خوانده و برای مرکز ثبت ارسال کرده است،
   12. ۱۲. اعلام کند اعتراض به نتیجه رسیدگی اداری، در دادگاه‌های جمهوری اسلامی ایران قابل طرح است،
   13. ۱۳. درخواست را با اظهارات مندرجه ذیل خاتمه داده و آن را به امضا خود یا نماینده مجاز برساند:

       «خواهان موافقت می‌نماید که هرگونه ادعا و خواسته وی در زمینه ثبت نام ‌دامنه و اختلاف ناشی ازآن همچنین هرگونه حکم صادره در خصوص اختلاف مورد بحث تماماً برعلیه دارنده نام ‌دامنه مطرح بوده و بدینوسیله از هرگونه ادعا یا خواسته‌ای به طرفیت (الف) مرجع حل اختلاف و هیأت رسیدگی و اعضای آن، به جز در موارد تخلف عمدی، و (ب) مرکز ثبت، مدیران، مسئولان، کارکنان و نمایندگان وی، اعراض می‌جوید.»

       «خواهان این موضوع را مورد گواهی قرار می‌دهد که اطلاعات مندرج در این درخواست، حسب اطلاع وی کامل و دقیق بوده، و اینکه این درخواست با قصدی ناروا همچون ایذاء ارائه نشده و اینکه ادعاهای مطرح ‌شده در این درخواست تحت صلاحیت ناشی از مقررات حاضر و قوانین حاکم قابل ‌رسیدگی است.»

   14. ۱۴. هر نوع مدارک و شواهد مربوط و از جمله ثبت هر نوع علامت تجاری یا علامت خدماتی را که درخواست بر آن مبتنی است به همراه مستندات مربوطه آن ضمیمه نماید،
3. ج. خواهان می‌تواند ادعای خود را نسبت به بیش از یک نام دامنه مطرح نماید، مشروط به آنکه نام‌های دامنه توسط همان دارنده به ثبت رسیده باشد.

۴. ابلاغ درخواست

1. الف. مرجع حل اختلاف درخواست را از جهت رعایت مقررات شکلی بر اساس سیاست‌نامه حل اختلاف و مقررات حاضر مورد بررسی قرار می‌دهد. اگر درخواست با مقررات مطابقت داشته باشد، مرجع حل اختلاف آن را (به همراه نامه توضیحی که در مقررات تکمیلی مرجع حل اختلاف تعیین شده) به نحوی که در بند(الف) ماده ۲ مقرر شده ظرف مدت ۳ روز کاری (بر اساس تقویم جاری در مقر مرجع حل اختلاف) از تاریخ دریافت مبالغی که باید بر طبق بند ۱۹ توسط خواهان به حساب مرجع حل اختلاف واریز شود، برای خوانده ارسال خواهد کرد.
2. ب. اگر مرجع حل اختلاف اشکالات شکلی در درخواست بیابد، فوراً خواهان را از ماهیت اشکالات موجود مطلع خواهد کرد. خواهان مدت ده (۱۰) روز کاری فرصت خواهد داشت که اشکالات را برطرف نماید و در صورت عدم اقدام بعد از این مهلت به منزله انصراف از ادامه رسیدگی اداری محسوب خواهد گردید، بدون آنکه حق خواهان در تقدیم درخواست دیگری در این مورد سلب شده ‌باشد. مرجع حل اختلاف، خواهان و مرکز ثبت را از اقدام به انصراف مطلع خواهد کرد.
3. پ. تاریخ شروع رسیدگی اداری تاریخی است که مرجع حل اختلاف مسؤولیت‌های مقرر بر طبق بند(الف) ماده ۲ را در زمینه ارسال درخواست به خوانده انجام داده ‌باشد.
4. ت. مرجع حل اختلاف، خواهان، خوانده و مرکز ثبت را فوراً از تاریخ شروع رسیدگی اداری مطلع خواهد کرد.

۵. پاسخ

1. الف. ظرف مدت بیست (۲۰) روز از تاریخ شروع رسیدگی اداری، خوانده پاسخ خود را به مرجع حل اختلاف ارائه خواهد کرد.
2. ب. پاسخ مورد بحث به صورت کاغذی و الکترونیک (به جز در مورد ضمایمی که نسخه الکترونیک ندارند) ارائه گردیده و خوانده بایستی:
   1. ۱. به طور مشخص به اظهارات و ادعاهای مندرج در درخواست پاسخ داده و تمامی مبانی مربوطه را که به خوانده حق می‌دهد که ثبت و استفاده از نام دامنه مورد اختلاف را حفظ نماید در پاسخ خود درج نماید (این بخش از پاسخ بایستی با درنظر داشتن محدودیت‌های واژگانی و صفحات که در مقررات تکمیلی مرجع حل اختلاف تعیین گردیده تهیه و ارائه گردد)؛
   2. ۲. نام، نشانی، نشانی ایمیل، شماره تلفن و نمابر خوانده و هر یک از نمایندگانی را که مجاز به شرکت و اقدام در رسیدگی اداری از سوی وی هستند ارائه نماید؛
   3. ۳. روش ترجیحی برای ارسال مراسلات به خوانده در جریان رسیدگی اداری (و از جمله اشخاص رابط، واسطه و اطلاعات نشانی) را برای هریک از موارد (الف) ارسال الکترونیکی مطالب، و (ب) ارسال کاغذی مطالب، مشخص نماید؛
   4. ۴. اگر خواهان، مقام منفرد را برای رسیدگی به درخواست انتخاب کرده باشد (نگاه کنید به شق ۴ بند (ب )ماده ۳، مشخص نماید که آیا خوانده به جای آن می‌خواهد اختلاف را توسط یک هیأت سه نفره مورد رسیدگی قرار دهد یا خیر؛
   5. ۵. اگر خواهان یا خوانده هیأت سه نفره را انتخاب نمایند، بایستی نام و مشخصات تماس سه نامزد را که قرار است به‌عنوان عضو هیأت اقدام ‌نمایند ارائه کند (این نامزدها بایستی از میان فهرست اعضای متعلق به مرجع حل اختلاف به نحوی که مورد تأیید مرکز ثبت است انتخاب شوند)؛
   6. ۶. هر اقدام حقوقی دیگری را که در ارتباط با هر یک از نام‌های دامنه موضوع اختلاف شروع شده یا خاتمه یافته مشخص نماید؛
   7. ۷. اعلام نماید که یک نسخه از پاسخ بر طبق بند(ب) ماده ۲ برای خواهان ارسال گردیده است؛ و
   8. ۸. پاسخ را با اظهارات مندرجه ذیل خاتمه داده و آن را به امضاء خود یا نماینده مجاز برساند:

      «خوانده این موضوع را مورد گواهی قرار می‌دهد که اطلاعات مندرج در این پاسخ، حسب اطلاع وی کامل و دقیق بوده، و اینکه این پاسخ با قصدی ناروا همچون ایذاء ارائه نشده و اینکه پاسخ‌های مطرح‌شده در این درخواست تحت صلاحیت ناشی از مقررات حاضر و قوانین حاکم، به نحوی که هم‌اکنون موجود است یا ممکن است بعدها مبتنی بر حسن نیت و بنا به دلایل منطقی بسط یابد، قابل‌رسیدگی است.»

   9. ۹. هر نوع مدارک و شواهد مربوط را که خوانده بدان استناد می‌کند به همراه مستندات مربوطه آن ضمیمه نماید.
3. پ. اگر خواهان بخواهد که اختلاف را نزد مقام منفرد مورد رسیدگی قرار دهد و خوانده هیأت سه نفره درخواست کند، خوانده ملزم خواهد بود که نیمی از هزینه مربوط به هیأت سه نفره را به نحوی که در مقررات تکمیلی مرجع حل اختلاف مقرر شده است بپردازد. این پرداخت بایستی در همان موقعی که به مرجع حل اختلاف ارائه می‌شود صورت پذیرد. در صورتی‌که پرداخت لازم بدین‌ترتیب صورت نپذیرد، اختلاف مزبور توسط مقام منفرد مورد رسیدگی قرار خواهد گرفت.
4. ت. مرجع حل اختلاف می‌تواند بنا به درخواست خوانده و در موارد استثنایی، مهلت ثبت پاسخ را تمدید نماید. همچنین مدت مزبور ممکن است بنا به ‌توافق کتبی طرفین تمدید گردد به شرطی‌که توافق مذکور مورد تأیید مرجع حل اختلاف قرار گرفته باشد.
5. ث. اگر خوانده پاسخ خود را ارائه نکند، به جز در موارد استثنایی، هیأت تصمیم خود را براساس درخواست خواهان اتخاذ خواهد کرد.

۶. تشکیل هیأت و زمانبندی رسیدگی

1. الف. هر مرجع حل اختلاف فهرستی از اعضای هیأت‌های رسیدگی و صلاحیت‌های ایشان را حفظ کرده و به طور عمومی منتشر خواهد کرد.
2. ب. اگر خواهان و خوانده هیچیک هیأت سه نفره (موضوع شق ۴ بند(ب) ماده ۳ و شق ۴ بند (ب) ماده۵) را انتخاب نکند، مرجع حل اختلاف مساعی خود را جهت انتصاب مقام رسیدگی کننده منفرد از میان فهرست منتشره خود ظرف مدت پنج (۵) روز کاری (بر اساس تقویم جاری در مقر مرجع حل اختلاف) از زمان وصول پاسخ یا پس از سپری ‌شدن مهلت برای ارائه پاسخ به کار خواهد بست. هزینه مقام رسیدگی کننده منفرد بایستی تماماً از سوی خواهان پرداخت گردد.
3. پ. اگر خواهان یا خوانده بخواهد که اختلاف خود را نزد هیأت سه نفره مورد رسیدگی قرار دهد، مرجع حل اختلاف مطابق با روش مقرر در این بند مبادرت به انتصاب هیأت سه ‌نفره خواهد کرد. هزینه تشکیل هیأت‌ سه ‌نفره تماماً برعهده خواهان خواهد بود، مگر آنکه خوانده درخواست تشکیل هیأت ‌سه ‌نفره را داده باشد که در این‌صورت هزینه‌های قابل ‌اعمال به طور مساوی بین طرفین تقسیم خواهد شد.
4. ت. به جز در موردی‌که هیأت‌ سه ‌نفره قبلاً انتخاب شده ‌باشد، خواهان ظرف مدت ده (۱۰) روز از تاریخ ارسال پاسخ خوانده که طی آن خوانده تشکیل هیأت ‌سه ‌نفره را درخواست کرده باشد، نام و مشخصات تماس سه نامزد را که یکی از ایشان به عنوان عضو هیأت اقدام خواهد کرد به مرجع حل اختلاف اعلام خواهد کرد (نامزدهای مزبور از میان فهرست مرجع حل اختلاف که مورد تأیید مرکز ثبت باشند) معرفی خواهد شد.
5. ث. در صورتی‌که خواهان بخواهد که اختلاف مذکور از طریق هیأت ‌سه ‌نفره مورد رسیدگی قرار گیرد، و خوانده پاسخ لازم را برطبق ماده ۵ ارائه نکرده باشد، خواهان پس از آن می‌تواند درخواست کند که موضوع اختلاف توسط عضو منفرد مورد رسیدگی قرار گیرد.
6. ج. در صورتی‌که خواهان یا خوانده بخواهد هیأت سه‌ نفره تشکیل دهد، مرجع حل اختلاف یک عضو را از میان فهرست‌های کاندیداهای معرفی ‌شده از طرف خواهان و خوانده انتخاب خواهد کرد. درصورتی‌که مرجع حل اختلاف نتواند ظرف مدت پنج (۵) روز (بر طبق تقویم جاری در مقر مرجع حل اختلاف) عضو هیأت رسیدگی را بر اساس شرایط معمول خود از میان هر یک از فهرست‌های نامزدهای معرفی‌شده از سوی هر طرف منصوب کند، عضو مزبور را از میان فهرست خود انتخاب و منصوب می‌کند.
7. چ. عضو سوم هیأت، که سمت ریاست هیأت را برعهده خواهد داشت، از میان فهرست پنج (۵) نامزد معرفی ‌شده از سوی مرجع حل اختلاف منصوب خواهد شد. انتخاب عضو مزبور از میان پنج نفر توسط مرجع حل اختلاف به طریقی خواهد بود که میان ترجیحات مورد نظر هر دو طرف موازنه برقرار نماید، یا براساس اعلام هر یک از طرفین به مرجع حل اختلاف ظرف مدت ده (۱۰) روز از تاریخ اعلام فهرست پنج ‌نفره به طرفین، مؤید موافقت ایشان باشد. در موردی‌که یک طرف نتواند ترجیح خود را برای ریاست هیأت به مرجع حل اختلاف اعلام نماید، مرجع حل اختلاف خود مبادرت به نصب عضو رئیس هیأت خواهد کرد.
8. ح. در موردی‌که خوانده پاسخی ارائه نکرده یا پرداخت لازم را به نحو مقرر در بند (پ) ماده ۵ صورت نداده باشد، مرجع حل اختلاف هیأت رسیدگی را به نحو ذیل تشکیل خواهد داد:
   1. ۱. اگر خواهان، درخواست مقام منفرد کرده باشد، مرجع حل اختلاف وی را از میان فهرست منتشر شده منصوب خواهد کرد؛
   2. ۲. اگر خواهان، هیأت سه‌نفره را انتخاب کرده باشد، مرکز ثبت در صورت قابلیت دسترسی، یک عضو هیأت را ازمیان نام‌های ارائه ‌شده از سوی خواهان، و عضو دوم و رئیس هیأت را از میان اسامی منتشر شده در فهرست خود منصوب خواهد کرد.
9. خ. پس از انتصاب اعضای هیأت، مرجع حل اختلاف اعضای منصوب ‌شده هیأت و تاریخی که هیأت تصمیم خود را در مورد موضوع اختلاف به مرجع حل اختلاف ارسال می‌کند به طرفین اعلام خواهد کرد.

۷. بیطرفی و استقلال

عضو هیأت بایستی بیطرفی خود را حفظ کرده و مستقل باشد، و قبل از قبول سمت، هرگونه موضوعی را که باعث شبهه در بیطرفی یا استقلال وی شود به مرجع حل اختلاف اعلام کند. اگر در هر مرحله‌ای در طی رسیدگی اداری وضعیت جدیدی بروز کند که باعث ورود شبهه در بیطرفی یا استقلال عضو هیأت شود، عضو مذکور باید فوراً موضوع را به مرجع حل اختلاف اعلام کند. در چنین صورتی و در هر صورت دیگر که مرجع حل اختلاف نسبت به وجود شبهه در بیطرفی یا استقلال عضو هیأت مطلع گردد، بر حسب صلاحدید خود می‌تواند عضوی جایگزین منصوب نماید.

۸. مراسلات میان طرفین و هیأت رسیدگی

هیچیک از طرفین یا اشخاصی که از سوی ایشان اقدام می‌کنند ‌نباید به طور یک ‌جانبه مبادرت به ارسال مراسلات به هیأت رسیدگی نماید. مراسلات یک طرف با هیأت رسیدگی یا مرجع حل اختلاف بایستی توسط مدیر پرونده که از سوی مرجع حل اختلاف منصوب می‌شود به نحوی که در مقررات تکمیلی مرجع حل اختلاف مقرر شده است صورت پذیرد.

۹. ارسال پرونده به هیأت رسیدگی

به محض اینکه مقام رسیدگی کننده منفرد، یا آخرین عضو در هیأت رسیدگی سه ‌نفره منصوب گردد، مرجع حل اختلاف پرونده را به هیأت رسیدگی ارسال می‌کند.

۱۰. اختیارات عمومی هیأت رسیدگی

1. الف. هیأت، رسیدگی اداری را به نحوی که مقتضی بداند و بر طبق سیاست‌نامه حل اختلاف و مقررات حاضر به عمل خواهد آورد.
2. ب. در تمامی موارد، هیأت رسیدگی موضوع رفتار برابر با طرفین دعوی و فراهم‌کردن فرصت منصفانه برای هریک از طرفین را مورد تضمین قرار خواهد داد.
3. پ. هیأت رسیدگی باید تضمین کند که رسیدگی اداری با سرعت لازم انجام خواهد شد. مرجع حل اختلاف در موارد استثنایی، می‌تواند بنا به درخواست هر یک از طرفین، یا بنا به تشخیص خود، مدت مقرر در مقررات حاضر یا مدت تعیین ‌شده توسط هیأت رسیدگی را تمدید نماید.
4. ت. هیأت رسیدگی در مورد قابلیت پذیرش دعوی، مرتبط بودن، موضوعیت و بار اثبات دلایل تصمیم‌گیری خواهد کرد.
5. ث. هیأت رسیدگی بر طبق سیاست‌نامه حل اختلاف و مقررات حاضر در مورد درخواست طرف دعوی جهت ادغام دعاوی مضاعف مربوط به نام دامنه تصمیم‌گیری خواهد کرد.

۱۱. زبان مورد استفاده در رسیدگی

1. الف. به جز در موردی که طرفین توافق کرده باشند، یا به نحو دیگری در توافق ثبت قید شده باشد، زبان مورد استفاده در رسیدگی اداری، انگلیسی است.
2. ب. هیأت رسیدگی می‌تواند دستور دهد که مدارک مورد استناد به زبان دیگری غیر از زبان مورد استفاده در رسیدگی اداری، به همراه ترجمه‌ای از تمام یا بخشی از آن مدارک به زبان مورد استفاده در جریان رسیدگی ارائه گردد.
3. پ. هر مرجع حل اختلاف بنا به مجوز مرکز ثبت، در وب‌سایت خود اعلام خواهد کرد که درخواست‌ها را به کدام زبان قبول کرده و مورد رسیدگی قرار خواهد داد.

۱۲. اظهارات تکمیلی

علاوه بر درخواست و پاسخ، هیأت رسیدگی می‌تواند صرفاً بنا به صلاحدید خود درخواست کند که اظهارات یا مدارک تکمیلی از سوی طرفین دعوی ارائه گردد.

۱۳. استماع حضوری دعوی

به غیر از مواردی که هیأت رسیدگی بنا به صلاحدید خود و به طور استثنایی مبادرت به استماع دعوی با حضور طرف دعوی کند، استماع دعوی منوط به حضور اشخاص در رسیدگی‌ها (از جمله از طریق تله‌کنفرانس، ویدئوکنفرانس و وب‌کنفرانس) نخواهد بود.

۱۴. رسیدگی غیابی

1. الف. در صورتی‌که یک طرف، در غیر شرایط استثنایی، مواعد مقرر در مقررات حاضر یا مواعد تعیین ‌شده از سوی هیأت ‌رسیدگی را مراعات نکند، هیأت ‌رسیدگی نسبت به درخواست اخذ تصمیم خواهد کرد.
2. ب. اگر یک طرف دعوی، در غیرشرایط استثنایی، الزامات مقرر در مقررات حاضر یا درخواست‌های هیأت رسیدگی را مراعات نکند، هیأت رسیدگی خود به نحو مقتضی در مورد آثار ناشی از عدم رعایت مقررات مذکور اتخاذ تصمیم خواهد کرد.

۱۵. تصمیمات هیأت رسیدگی

1. الف. هیأت رسیدگی در مورد درخواست براساس اظهارات و مدارک ارائه ‌شده و برطبق سیاست‌نامه حل اختلاف، مقررات حاضر و هر اصول و مقررات دیگری که قابل ‌اعمال بداند اتخاذ تصمیم خواهد کرد.
2. ب. به جز در موارد استثنایی، مقام منفرد تصمیم متخذه خود در مورد درخواست را ظرف مدت چهارده (۱۴) روز از تاریخ انتصاب خود بر طبق ماده ۶ برای مرجع حل اختلاف ارسال خواهد کرد. به جز در موارد استثنایی، هیأت رسیدگی سه ‌نفره تصمیم متخذه خود در مورد درخواست را ظرف مدت بیست ‌و یک (۲۱) روز از تاریخ انتصاب خود بر طبق ماده ۶ برای مرجع حل اختلاف ارسال خواهد کرد.
3. پ. تصمیمات در هیأت رسیدگی سه ‌نفره با اکثریت آراء اتخاذ خواهد شد.
4. ت. تصمیمات هیأت به صورت کتبی و متضمن دلایلی که بر اساس آن تصمیم اتخاذ شده با قید تاریخ و تعیین نام اعضای هیأت ‌رسیدگی صادر خواهد شد.
5. ث. تصمیمات هیأت ‌رسیدگی و نظرات مخالف بایستی با رعایت مقررات تکمیلی مرجع حل اختلاف در زمینه محدودیت واژگان و صفحات صادر گردند. به همراه نظر اکثریت بایستی نظر مخالف نیز منعکس گردد. اگر هیأت رسیدگی به این نتیجه برسد که اختلاف مورد بحث در محدوده مقرر در بند(الف) ماده ۴ از سیاست‌نامه حل اختلاف قرار ندارد، این موضوع اعلام می‌گردد. اگر بعد از بررسی لوایح، برای هیأت ‌رسیدگی مشخص شود که درخواست با سوءنیت مطرح شده، برای مثال اینکه ادعا علیه دارنده نام‌ دامنه با سوءنیت، یا اصولاً به قصد ایذاء دارنده نام‌ دامنه مطرح شده است، هیأت رسیدگی در تصمیم خود اعلام خواهد کرد که درخواست با سوءنیت به ثبت رسیده و این اقدام به منزله سوءاستفاده از رویه رسیدگی اداری است.

۱۶. ارسال تصمیم اتخاذ شده به طرفین

1. الف. ظرف مدت سه (۳) روز کاری (برطبق تقویم جاری در مقر مرجع حل اختلاف) بعد از دریافت تصمیم از سوی هیأت رسیدگی، مرجع حل اختلاف متن کامل تصمیم اتخاذ شده را برای هر یک از طرف‌ها و مرکز ثبت ارسال خواهد کرد. در صورتی‌که تصمیم متخذه به نفع خواهان باشد، مرکز ثبت بر طبق سیاست‌نامه حل اختلاف، تاریخ اجرای تصمیم و اقدامات لازمی را که در این ارتباط باید از سوی طرفین اتخاذ گردد فوراً به هر یک از طرفین و مرجع حل اختلاف اعلام خواهد کرد.
2. ب. به جز در موردی که هیأت رسیدگی به نحو دیگری مقرر نماید (نگاه کنید به بند(د) ماده۴ از سیاست‌نامه حل اختلاف)، مرجع حل اختلاف مفاد کامل تصمیم متخذه و تاریخ اجرای آن را در یک وبگاه قابل دسترس عموم منتشر خواهد کرد. در هر صورت، آن بخش از تصمیم که در مورد تعیین موضوع طرح ادعاء با سوءنیت است نیز منتشر خواهد شد (بند (ث) ماده ۱۵ از مقررات حاضر).

۱۷. حل و فصل اختلاف یا سایر مبانی برای خاتمهٔ رسیدگی

1. الف. اگر خواهان به مرجع حل اختلاف یا هیأت رسیدگی اعلام کند که طرفین به توافقی دست‌ یافته‌اند، مرجع حل اختلاف یا هیأت رسیدگی، حسب مورد، اقدامات را معلق کرده یا خاتمه می‌دهد.
2. ب. اگر بنا به‌ هر دلیلی ادامه رسیدگی اداری غیرلازم یا غیرممکن گردد، مرجع حل اختلاف یا هیأت رسیدگی، بعد از جریان انتصاب، اقدامات در این زمینه را خاتمه خواهد داد، مگر آنکه یک طرف مبانی قابل توجیهی را جهت اعتراض، طی مدتی که از سوی مرجع حل اختلاف یا هیأت رسیدگی تعیین می‌گردد، اعلام کند.

۱۸. تأثیر اقدامات قضایی

1. الف. در صورتی‌که هر گونه اقدام قضایی در مورد اختلاف مربوط به نام دامنه قبل از رسیدگی اداری یا در جریان آن آغاز شود، هیأت رسیدگی بنا به ‌صلاحدید خود نسبت به تعلیق یا خاتمه رسیدگی اداری و یا ادامه آن در خصوص موضوع اختلاف تصمیم‌گیری خواهد کرد.
2. ب. در صورتی که یک طرف در جریان رسیدگی اداری راجع به اختلاف مربوط به نام دامنه مبادرت به آغاز هرگونه اقدام قضایی نماید، بایستی فوراً موضوع را به هیأت رسیدگی و مرجع حل اختلاف اعلام کند.

۱۹. هزینه‌ها

1. الف. خواهان ابتداء هزینه مقطوعی را بر طبق مقررات تکمیلی مرجع حل اختلاف طی مدت و به مبلغی که مقرر گردیده به آن مرجع خواهد پرداخت. خوانده‌ای که برطبق شق ۴ بند(ب) ماده ۵ اتخاذ تصمیم توسط هیأت رسیدگی سه ‌نفره را به جای هیأت یک ‌نفره خواهان برگزیده باشد، بایستی نیمی از هزینه مقطوع هیأت رسیدگی سه ‌نفره را به مرجع حل اختلاف بپردازد (نگاه کنید به بند (پ) ماده۵). در تمامی سایر موارد، ، به جز در موردی که در بند (ت) ماده۱۹ مقرر گردیده است، خواهان کلیه هزینه‌های مرجع حل اختلاف را برعهده خواهد داشت.
2. ب. تا زمانی‌که مبلغ اولیه بر طبق بند (الف) ماده۱۹ از خواهان دریافت نشده باشد، مرجع حل اختلاف تعهدی برای اتخاذ اقدام در مورد درخواست نخواهد داشت.
3. پ. اگر مرجع حل اختلاف ظرف مدت ده (۱۰) روز از تاریخ دریافت درخواست مبلغ هزینه را دریافت نکند، بنا به صلاحدید خود رسیدگی اداری را خاتمه خواهد داد.
4. ت. دراوضاع و احوال استثنایی، برای مثال در مواردی که رسیدگی حضوری برگزار می‌شود، مرجع حل اختلاف از طرفین خواهد خواست که هزینه‌های اضافی را که براساس توافق میان طرفین و هیأت رسیدگی تعیین می‌شود پرداخت کنند.

۲۰. سلب مسؤولیت

به جز در مورد ارتکاب تخلف عمدی، مرجع حل اختلاف یا اعضای هیأت رسیدگی در قبال فعل یا ترک ‌فعل مرتبط با رسیدگی اداری موضوع مقررات حاضر مسؤولیتی در قبال طرفین دعوی نخواهد داشت.

۲۱. اصلاحات

رسیدگی اداری بر اساس شیوه نامه حاکم در زمان تسلیم درخواست به مرجع حل اختلاف صورت خواهد گرفت. این شیوه نامه نمی تواند بدون تأیید صریح و کتبی مرکز ثبت دامنه اصلاح شود.